Trong các doanh nghiệp thì phần tài liệu (giấy tờ, công văn, hình ảnh) phát sinh rất nhiều, việc quản lý theo truyền thống lưu trữ bằng giấy có rất nhiều khuyết điểm như tốn chi phí, bảo mật, tìm kiếm, mức độ rủi ro. ECM được đề cập đến như một giải pháp thay thế, phần tài liệu sẽ được số hóa để quản lý. Ngoài ra ECM còn còn quản lý những phần ngoài tài liệu như nội dung trang web, quản lý phiên bản tài liệu (một tài liệu có thể có rất nhiều phiên bản từ lúc hình thành cho đến khi kết thúc)....